GMA DIGITAL S.A.S., identificada con el NIT: 900388112-7, reconoce el Habeas Data como un derecho consagrado en la Constitución Política Art. 15, en el cual establece el derecho a todas las personas a conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas; y consciente de la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos sus clientes, usuarios, trabajadores, proveedores y en general todas sus partes interesadas, ha elaborado la presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales.

1. NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente política de tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, y demás disposiciones complementarias y será aplicada por GMA DIGITAL S.A.S. respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.

2. IDENTIFICACIÓN DEL ENCARGADO Y/O RESPONSABLE

GMA DIGITAL S.A.S., empresa legalmente constituida, identificada con el NIT: 900388112-7, actuará como responsable cuando sea quien recolecte los datos y decida su tratamiento; y actuará como encargado en los demás casos en los que realice el tratamiento de datos por cuenta del responsable de tratamiento.
Dirección: Calle 28 # 53 – 53 Bello (Antioquia)
Teléfono: (+57 604) 448 90 62
Correo electrónico: [email protected]
Sitio web: www.gmadigital.com

3. ALCANCE

Esta política de tratamiento de datos aplica a todas las bases de datos y/o archivos que incluyan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de GMA DIGITAL S.A.S. quien actúa en calidad de encargado y/o responsable del tratamiento de datos personales.

4. DEFINICIONES

Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:

  1. Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
  2. Aviso de privacidad: documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable que se pone a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales. En el aviso de privacidad se comunica al titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  3. Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
  4. Causahabiente: persona que por sucesión o transmisión adquiere los derechos de otra persona.
  5. Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  6. Dato público: es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.
  7. Dato privado: es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
  8. Datos sensibles: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
  9. Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. En los eventos en que el responsable no ejerza como encargado de la base de datos, se identificará expresamente quién será el encargado.
  10. Habeas data: derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.
  11. Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
  12. Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
  13. Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
  14. Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  15. Transmisión: tratamiento de datos que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

5. FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS

GMA DIGITAL S.A.S., maneja diferentes bases de datos y en cada una de estas, trata la información de distinta forma con las siguientes finalidades:

5.1 En la información de los usuarios alojada en las bases de datos de los aplicativos informáticos desarrollados por GMA DIGITAL S.A.S.

Son entre otros, desarrollos de GMA DIGITAL S.A.S.:

  • Master2000 y todos sus módulos, sistemas e integraciones
  • Master Kids
  • AB Asistente de Bilingüismo
  • Mabi
  • Aplicativos municipales: SDT, Inspección y Vigilancia, Inscripciones municipales, Becarios, entre otros.
  • Plataforma Agenda Cultural de Medellín
  • Cualquier aplicación o desarrollo informático creado o por crearse por GMA DIGITAL S.A.S.

GMA DIGITAL S.A.S. actúa en calidad de encargado de los datos personales (incluyendo datos sensibles y de menores de edad) almacenados en las bases de datos de los aplicativos informáticos desarrollados por GMA DIGITAL S.A.S. y el tratamiento que realiza con ellos es única y exclusivamente el de almacenar, custodiar y transmitir de forma segura y apropiada la información en las bases de datos alojada en sus servidores.

La recolección, uso, circulación o procesamiento de dichos datos personales, corre por cuenta del responsable de la información, que en este caso es la persona natural o jurídica, pública o privada que esté haciendo uso de algún aplicativo informático desarrollado por GMA DIGITAL S.A.S. o que le haya encargado a GMA DIGITAL S.A.S. la elaboración de uno o varios aplicativos informáticos (establecimientos educativos, empresas comerciales, entidades del gobierno, entre otros).

Las bases de datos almacenadas por GMA DIGITAL S.A.S. y de las cuales es encargado, son propiedad del responsable, y a él le será entregada una copia, en formato original (SQL Server o MySQL, dependiendo del tipo de aplicativo) y bajo autorización firmada en el momento que lo requiera.

5.2 En los datos obtenidos a través de los sitios web propiedad de GMA DIGITAL S.A.S., y en las actividades de mercadeo; en las bases de datos de clientes, proveedores, participantes en procesos de selección, empleados y contratistas

GMA DIGITAL S.A.S. actúa en calidad de responsable y encargado de los datos, y el tratamiento que da es el de recolectar, almacenar, procesar, usar y transmitir (según corresponda), los datos personales, con las siguientes finalidades:

5.2.1 Clientes y visitantes a los sitios web

Son sitios web propiedad de GMA DIGITAL S.A.S., los siguientes:

  • www.gmadigital.com
  • www.master2000.net
  • blog.master2000.net
  • www.asistentedebilinguismo.com
  • blog.asistentedebilinguismo.com
  • www.mabi.com.co
  • controldeingreso.master2000.net

a) Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, incluido el pago de obligaciones contractuales; b) Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios; c) Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos; d) Evaluar la calidad del servicio; e) Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo; f) Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por GMA DIGITAL S.A.S. y/o por terceras personas; g) Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso; h) Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de GMA DIGITAL S.A.S en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados; i) Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos, sugerencias); j) Contactar al titular a través de correo físico, electrónico, teléfono, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, para realizar confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual; para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora del servicio; para comunicar novedades de las plataformas desarrolladas por GMA DIGITAL S.A.S., cambios en el servicio, entre otros asuntos susceptibles de ser comunicados; para brindar soporte y asesoría; para el envío y/o recepción de cotizaciones, facturas, contratos actas y/o documentos legales en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes.

5.2.2 Acceso a edificios, vigilancia y seguridad de las instalaciones

Respecto de los datos (i) recolectados directamente en los puntos de seguridad, (ii) tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y (iii) obtenidos de las video grabaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de GMA DIGITAL S.A.S., estos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de GMA DIGITAL S.A.S. y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.

5.2.3 Proveedores y contratistas

La base de datos de proveedores persigue la finalidad de contar con información actualizada, sólida y suficiente acerca de las personas que tienen la calidad de proveedores o contratistas, con el fin de desarrollar la relación contractual con ellos establecida, efectuar los pagos e informarlos de las novedades de la compañía.

5.2.4 Participantes en procesos de selección, empleados y exempleados

La información recolectada de aspirantes o candidatos a cargos dentro de la organización es tratada con la finalidad de realizar la evaluación de ingreso y el proceso de vinculación del aspirante.

El tratamiento de la información personal de los empleados de GMA DIGITAL S.A.S. tiene como finalidad la gestión de las relaciones laborales existentes con éstos, así como el desarrollo de las diferentes actividades establecidas por la organización. Entre las cuales se resaltan las siguientes:

a) Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la ley colombiana a los empleadores, y a las actividades propias de su objeto social principal y conexo, las cuales pueden ser realizadas directamente o con el apoyo de terceros con los que se compartirá su información para los fines relacionados con el objeto del contrato; b) Acceso y autorización de los beneficios establecidos por el empleador, según los requisitos definidos en cada caso; c) Publicar el directorio corporativo con la finalidad de contacto de los empleados; d) Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la empresa; e) Gestionar las funciones desarrolladas por los trabajadores; f) Desarrollar y aplicar el proceso disciplinario; g) Contactar a familiares en casos de emergencia; h) GMA DIGITAL S.A.S. no realiza de forma directa el tratamiento de datos personales de menores de edad. Sin embargo, de forma particular la empresa recolecta y trata los datos personales de los hijos menores de edad de sus trabajadores, con la única finalidad de cumplir con las obligaciones que impone la ley a los empleadores en relación con las afiliaciones a sistema de seguridad social y parafiscales, y en particular para permitir el disfrute de los derechos fundamentales de los niños a la salud y a la recreación.

En todo caso, GMA DIGITAL S.A.S. recolectará cuando corresponda la respectiva autorización para su tratamiento, teniendo siempre de presente el interés superior del menor y el respeto de los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.

Si un dato personal es proporcionado, dicha información será́ utilizada solo para los propósitos aquí señalados, y por tanto, GMA DIGITAL S.A.S. no procederá́ a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que: (i) exista autorización expresa para hacerlo; (ii) sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados; (iii) sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos; (iv) sea necesario divulgarla a las entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre de GMA DIGITAL S.A.S. o a otras entidades con las cuales se tengan acuerdos de mercado conjunto; patrocinadores o aliados estratégicos (v) la información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión, u otro proceso de restructuración de la sociedad; (vi) que sea requerido o permitido por la ley.

GMA DIGITAL S.A.S. podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, GMA DIGITAL S.A.S. advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros.

6. TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

GMA DIGITAL S.A.S. actualmente realiza transmisión internacional de datos personales por cuanto algunas de sus bases de datos son almacenadas en servidores externos a la compañía ubicados en el exterior a cargo de un tercero. En todo caso para realizar la transmisión internacional de datos personales, además de informar al titular y/o responsable y contar con su autorización, GMA DIGITAL S.A.S. se asegurará que la acción de transmitir esté regulada por un contrato que contemple los requisitos fijados en Colombia por la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

7. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El tratamiento de datos personales en GMA DIGITAL S.A.S. se regirá por los siguientes principios: a) Principio de finalidad: El tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al titular, no obstante, dicha notificación se realizará mediante la advertencia al momento de recolectar los datos a cada titular bajo los canales previstos por la compañía y que hacen parte de estas políticas; b) Principio de libertad: El tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento, sin embargo, se tomará como autorización tácita por parte del titular al momento de entregar sus datos según la finalidad ofrecida; c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error; d) Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener de GMA DIGITAL S.A.S. en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan; e) Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados; f) Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte de GMA DIGITAL S.A.S. se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

PARÁGRAFO PRIMERO: En el evento que se recolecten datos personales sensibles, el titular podrá negarse a autorizar su tratamiento.

8. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO POR PARTE DE GMA DIGITAL S.A.S.

Los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de GMA DIGITAL S.A.S. a) Derecho de acceso: En virtud del cual podrá acceder a los datos personales que estén bajo el control de GMA DIGITAL S.A.S., para efectos de consultarlos de manera gratuita al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas; b) Derecho de actualización, rectificación y supresión: En virtud del cual podrá solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento, de tal manera que se satisfagan los propósitos del tratamiento, siempre y cuando no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos; c) Derecho a solicitar prueba de la autorización: salvo en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento; d) Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal; e) Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales; f) Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio; g) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrán carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de menores de edad; h) Conocer la política de tratamiento de datos de GMA DIGITAL S.A.S. y a través de ella, el uso o finalidad que se le dará a sus datos personales.

PARÁGRAFO PRIMERO: Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos tanto el titular como la persona que lo represente deberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén facultadas para representarlos.

9. DEBERES DE GMA DIGITAL S.A.S.

Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que GMA DIGITAL S.A.S. está obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. En consecuencia, se deben cumplir las siguientes obligaciones:

A. Deberes cuando actúa como responsable: (i) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular. (ii) Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. (iii) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales (iv) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política (v) Procurar que los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad sean respetados y cumplidos en los términos establecidos en esta política (vi) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (vii) Actualizar la información cuando sea necesario. (viii) Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.

B. Deberes cuando actúa como encargado: Si realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del tratamiento): (i) Establecer que el responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar los datos personales que tratará como encargado (ii) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. (iii) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (iv) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos. (v) Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. (vi) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política. (vii) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente política. (ix) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. (x) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. (xi) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto. (xii) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. (xiii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

C. Deberes cuando realiza el tratamiento a través de un encargado: (i) Suministrar al encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado. Para efectos de la transmisión nacional o internacional de los datos se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales según lo establecido en el artículo 25 del decreto 1377 de 2013. (ii) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. (iii) Comunicar de forma oportuna al encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. (iv) Informar de manera oportuna al encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes. (v) Exigir al encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular. (vi) Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

D. Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio: (i) Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares. (ii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

10. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS, EN LOS CASOS EN LOS QUE GMA DIGITAL S.A.S. SOLAMENTE ACTÚA COMO ENCARGADO

Es obligación del responsable, cumplir con los siguientes requisitos, antes de ingresar datos personales a las plataformas desarrolladas por GMA DIGITAL S.A.S. o de iniciar cualquier relación comercial con GMA DIGITAL S.A.S.:

  • Obtener la autorización explícita del titular para permitir el tratamiento de sus datos personales, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
  • Manifestar al titular la razón por la cual usará sus datos y delimitar los términos de dicho tratamiento.
  • Crear y tener vigente y actualizada, una política propia de privacidad y tratamiento de datos personales, publicada en su sitio web y de conocimiento público, en donde se contemple especialmente, el tratamiento de información sensible y de datos de menores de edad.

11. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL

Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, GMA DIGITAL S.A.S. solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.

12. AVISO DE PRIVACIDAD

En el evento en el que GMA DIGITAL S.A.S. no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política de tratamiento de la información, publicará el aviso de privacidad en el sitio web www.gmadigital.com, cuyo texto podrá conservar para consulta posterior por parte del titular del dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio.

13. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

GMA DIGITAL S.A.S. solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

14. ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL

El Área Administrativa de GMA DIGITAL S.A.S. será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en el numeral 8 de la presente política, a excepción de lo expresado en su literal e). Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo al correo electrónico [email protected], informarla a la línea telefónica (+57 604) 4489062 o radicarla en nuestra oficina Calle 28 # 53 - 53, Bello (Antioquia), Colombia.

La petición, queja o reclamo deberá contener la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

15. DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013

De conformidad con lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, GMA DIGITAL S.A.S. procederá a publicar en su página web oficial www.gmadigital.com dirigido a los titulares de datos personales, para efectos de dar a conocer la presente política de tratamiento de información y el modo de ejercer sus derechos como titulares de datos personales alojados en las bases de datos de GMA DIGITAL S.A.S.

16. MEDIDAS DE SEGURIDAD

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, GMA DIGITAL S.A.S. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.

17. MODIFICACIÓN DE LAS POLÍTICAS

GMA DIGITAL S.A.S. se reserva el derecho de modificar la política de tratamiento y protección de datos personales en cualquier momento. Sin embargo, toda modificación será comunicada de forma oportuna a los titulares y/o responsables de los datos personales a través de los medios habituales de contacto con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia.

En el evento que un titular y/o responsable no esté de acuerdo con la nueva política general o especial y con razones válidas que se constituyan en una justa causa para no continuar con la autorización para el tratamiento de datos personales, el titular y/o responsable podrá solicitar a la empresa el retiro de su información a través de los canales indicados en el numeral 14. Sin embargo, los titulares y/o responsables no podrán solicitar el retiro de sus datos personales cuando la empresa tenga un deber legal o contractual de tratar los datos.

18. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA

Enero de 2014: Creación del documento
Abril de 2020: Actualización del documento debido al cambio de razón social.
Octubre de 2020: Reestructuración del documento y cambio de nombre por “Política de privacidad y tratamiento de datos personales”.
Octubre de 2021: Actualización de número telefónico y adición de sitio web en el numeral 5.2.1.
Vigencia: A partir de la última actualización.

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